Byt bokföringsprogram enkelt i 5 steg 

Har du funderat på att byta bokföringsprogram? Det kan kännas som en stor omställning, men det kan också ge dig och ditt företag stora fördelar. Här är några tips på hur du kan göra för att byta till ett nytt program som Procountor. 

1. Planera upplägget

Innan du byter program är det viktigt att planera upplägget noggrant. Ta reda på vilken typ av data som behöver överföras till det nya systemet och hur du ska göra det.  

En av de första sakerna du bör tänka på är vilka kostnadsställen och dimensioner som behövs för att skapa en effektiv redovisningsprocess. Det här är också en bra tidpunkt att tänka på vilka rapporter du vill kunna bygga i Procountor.  

Procountor erbjuder möjlighet att enkelt skräddarsy egna rapporter och det finns även många olika typer av rapporter som standard i programmet. Rätt planering gör det också möjligt att ställa in rätt förval och regler för att optimera automatiken i systemet. 

2. Lägg upp företaget i Procountor

Det första du gör i själva programmet är att skapa miljön där du ska arbeta. Detta gör du genom att lägga till bland annat till företagets basuppgifter och inställningar, skapar eller adderar användare, ställer in användarrättigheter och förbereder kontoplanen. Här lägger du även upp kopplingen till banken. 

3. Läs in materialet 

Överför all befintligt data från ditt gamla system till Procountor. Du kan importera ett flertal olika filtyper i Procountor, de viktigaste är SIE-filer och CSV-filer. I detta steg läser du in exempelvis budget och kundregister, fakturor, produkter, anställda eller kassaregister.  

Vi rekommenderar inte att läsa in leverantörer, eftersom Procountors skanningstjänst automatiskt lägger till leverantörer i registret när en ny faktura kommer. Man kan också läsa in en specifik kontoplan i systemet. 

Att läsa in all information i systemet gör det möjligt att byta till Procountor mitt under ett bokslutsår. Det kan dock vara en lättnad att ha gjort klart aktuella deklarationer, exempelvis alla momsdeklarationer, innan bytet.

4. Utbilda dig i systemet

När du köper Procountor ingår ett utbildningspaket där du får konkret handledning av våra experter. När ni har lärt er systemet kan ni hjälpa era kunder att få tillgång till relevanta rapporter och siffror direkt i systemet. Där kan de även enkelt granska och godkänna fakturor. Eftersom varje användare har en egen, individuellt utformad startsida, kan ni ta fram de mest relevanta vyerna åt både byråns medarbetare och kunderna. 

5. Växla upp automatiseringen 

Slutligen kan du ta din bokföring till nästa nivå genom att använda Procountors automatiseringsfunktioner. Detta kan inkludera att automatisera fakturering, lönearbete och andra processer som normalt sett skulle ta mycket tid och resurser att utföra manuellt. 

Ett enkelt exempel är att skapa en regel för att boka av bankavgifterna mot kontot bankkostnader nästa gång utgiften dyker upp. Du gör en engångsinsats – sedan sköter systemet framtida konteringar automatiskt. 

Sammanfattningsvis  

Att byta program kan verka som en stor utmaning, men det kan också ge stora fördelar för ditt företag. Genom att planera noga, lägga upp företaget i Procountor, läsa in materialet, utbilda dig och automatisera processen, kan du göra övergången så smidig och effektiv som möjligt. 

• Digital bokföring

Benita Helistö