Bekanta dig med begreppet digital signatur!

Ett sätt att illustrera vad en digital signatur är, är att jämföra den med det traditionella sättet vi känner till för att underteckna dokument. Istället för penna och papper undertecknas dokumentet i digital form. I digital form kan i princip betyda vilken form som helst där den med penna gjorda underskriften ersätts med en elektronisk motsvarighet.

Vad är en digital signatur?

På praktisk nivå innebär digital signering en process där undertecknandet av ett dokument sker elektroniskt från början till slut. Det undertecknade dokumentet levereras elektroniskt till underskrivaren, till exempel via e-post, och den som skriver under kontrollerar och bekräftar att dokumentet har undertecknats i den dedikerade elektroniska tjänsten.

Det finns olika nivåer av digitala signaturer: till exempel kan underskrivarens identitet verifieras före undertecknandet genom användning av bankidentifiering eller underskrivaren kan identifieras med hjälp av en kod eller länk som levereras via e-post eller SMS.

När det gäller de olika nivåerna av digital signatur är det viktigt att notera att vissa parter, som banker, kan kräva en viss nivå av digital signatur.

Vilka fördelar har digital signering?

• Fördelarna med digital signatur har särskilt framträtt med tillväxten av distansarbete, då undertecknandet kan ske oberoende av tid och plats.
• Undertecknandet är dessutom snabbt och kostnadseffektivt: istället för att skriva ut, skanna och posta kan undertecknandet oftast slutföras på några minuter – förutom tidsbesparingarna innebär det också kostnadsbesparingar jämfört med portokostnaden.
• Utöver de praktiska fördelarna är en av de viktigaste fördelarna med digital signering dess tillförlitlighet och säkerhet. Det möjliggör att verifiera underskrivarens identitet och säkerställa att innehållet i det undertecknade dokumentet inte har ändrats. Detta kan undvika situationer där den undertecknande parten försöker hävda i efterhand att dokumentet har ändrats eller förnekar att de har undertecknat dokumentet överhuvudtaget.
• Genom digital signering förblir dokumenten också sparade när de arkiveras automatiskt i det elektroniska arkivet efter undertecknandet. Då hittas de enkelt senare!
• En fördel är att när dokumentet redan är i elektronisk form, är det lätt att hantera och dela vid behov. Dessutom kan innehållet i dokumentet läsas elektroniskt, vilket gör det enkelt att söka efter specifika avtalspunkter.
• Miljövänlighet är också en viktig aspekt, då det inte krävs papperstryckning och man undviker den logistiska kedjan för posthantering.

Hur görs en digital signatur?

Digitala signaturtjänster är vanligtvis webbaserade lösningar där det dokument som ska undertecknas laddas upp för överföring. Vanligtvis bör det dokument som ska undertecknas vara i PDF-format, medan bilagorna till dokumentet kan vara i andra format.

Efter att dokumentet har laddats upp läggs information om underskrivarna till dokumentet och det väljs vilket sätt dokumentet ska undertecknas på. Vanligtvis kan man välja mellan olika metoder för att verifiera underskrivaren och säkerställa deras identitet. Efter dessa åtgärder skickas dokumentet till underskrivarna för att undertecknas, till exempel via e-post eller SMS.

När underskrivarna har kontrollerats och undertecknat dokumentet arkiveras det i de flesta tjänster automatiskt i det elektroniska arkivet. Där det senare enkelt kan hittas.

Är digitala signaturer giltiga?

Europeiska unionens förordning eIDAS Nr 910/2014 samt lokal lagstiftning i Sverige (se nedan) garanterar den juridiska giltigheten hos digitala signaturer. Vilket innebär att de är lika säkra och bindande som en handskriven signatur.

Trots den juridiska giltigheten hos digitala signaturer är det dock viktigt att beakta några faktorer:

• Vissa parter, som myndigheter och banker, kan kräva digitala signaturer med minst en stark autentisering för att säkerställa identifieringsprocessen.
• Lagen kan också fastställa vissa formella krav för avtal som kan kräva en handskriven signatur. Sådana undantag är i praktiken sällsynta men bör ändå beaktas. Exempel på sådana formella krav i lagen kan gälla fastighetsöverlåtelser och testamenten.

Lagen i Sverige:

Digital signering är godkänd och juridiskt bindande enligt svensk lag. I Sverige regleras användningen av digitala signaturer av den europeiska förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner (eIDAS-förordningen) samt den svenska lagen om elektroniska identifiering och tjänster för betrodda elektroniska transaktioner (LEI-lagen). Dessa lagar fastställer att digitala signaturer har samma rättsliga värde som handskrivna signaturer när det gäller giltighet och bevisvärde.

• Digitalisering
• Företagande
• Redovisning

Sebastian Siegfried

Sebastian arbetar på Accountor Finago som affärsutvecklingschef, hans ansvarsområde är Value Added Services. Sebastians mål är att skapa smidighet i kundernas vardag med lösningar som underlättar arbetet och frigör tid för det som är viktigt.