Nya krav på e-fakturering i offentlig sektor – förbered firman i tid

Har ni kommuner, landsting eller myndigheterna bland kunderna? Då är det hög tid att förbereda företaget för de nya kraven på e-fakturering. Från april 2019 behöver alla leverantörer till offentlig sektor kunna skicka e-fakturor. Totalt berörs över 210.000 svenska företag av kraven. Den som trots påminnelser inte uppfyller kraven kan drabbas av vite.

– Många små företag har en bra bit kvar tills de kan e-fakturera, men det finns fortfarande tid att förbereda sig. Vi rekommenderar alla företag som har eller planerar att ha affärer med offentlig sektor att snarast se över sina flöden för fakturering, säger Anderz Petersson som arbetar på den nya myndigheten för digital förvaltning, DIGG.

En stor del av offentlig sektor i Sverige har redan anslutit sig till det nätverk för e-fakturering som har blivit ny EU-standard: Peppol. Peppol är ett nätverk för elektronisk handel och inköp som gör det enkelt för organisationer att hitta varandra och skicka e-fakturor. Den gemensamma standarden ska underlätta e-handel och göra det enklare att skicka fakturor mellan europeiska länder.

Det finns även ekonomiska fördelar – de ekonomiska besparingarna beräknas bli hela 1,4 miljarder kronor de första sju åren, där majoriteten av besparingarna sker på mottagarsidan.

Ökad automatisering

E-fakturering gör det möjligt att i hög grad automatisera fakturahanteringen – Sören Pedersen nämner fakturor på medarbetares telefoni som exempel. En vanlig modell är att sätta beloppsgränser: om fakturan ligger inom ett visst intervall godkänns den automatiskt. Om någon faktura sticker ut, exempelvis på grund av många utlandssamtal, krävs ett manuellt godkännande.

– Det finns en rad sådana fördelar med e-faktura. Till viss del har du kunnat göra det här med fakturaskanning, men skanningen har haft en stor felprocent vilket du inte har med e-faktura, förklarar Sören Pedersen på DIGG.

I Sverige och övriga Norden är den effektivare processen och tidsbesparingen de starkaste argumenten för e-faktura i offentlig sektor. Även leverantörerna väntas spara tid med den nya hanteringen.

Svårt att slippa undan kraven

Utmaningen nu är att se till att både köpare och säljare är redo att ta emot och skicka e-fakturor inom Peppol-nätverket i april 2019. Enligt en undersökning genomförd av affärsnätverket Inexchange är den största utmaningen för offentlig sektor att få leverantörerna att skicka e-fakturor.

I näringslivet anges tid och resurser som den största utmaningen inför övergången. DIGG arbetar för fullt med att få ut information till alla företag som berörs.

– Många leverantörer hör av sig till oss och frågar om de nya lagen gäller dem och i de allra flesta fall är det så, säger Sören Pedersen.

Lagen om krav på e-faktura omfattar alla fakturor som en leverantör till följd av offentlig upphandling enligt ett flertal lagar, bland annat LOU. För leverantörer med små fakturavolymer räknar DIGG med att det kommer att finnas alternativa lösningar i form av fakturaportaler där man kan logga in och manuellt registrera och skicka sina fakturor. Har man många fakturor blir det däremot för omständligt att använda portalerna.

Vilken roll kan redovisningsbyråer spela i övergången till Peppol?

– Det är viktigt att redovisningsbyråer och konsulter har koll på e-fakturering, Peppol och den nya lagen, så att de kan hjälpa sina kunder att förbereda sig, säger Sören Pedersen. 

• Fakturering

Lisa Bjerre

Lisa Bjerre är en erfaren journalist som har skrivit om digitalisering, IT och ekonomi sedan slutet av 90-talet för en rad svenska medier.