Slopad pappersarkivering av digitaliserade verifikationer

Nu slopas arkiveringskravet för pappersfakturor, papperskvitton med mera efter digitalisering.

Den 22 maj 2024 kom beskedet att riksdagen röstade igenom förslaget att räkenskapsinformation som finns digitalt inte längre behöver sparas i original. Det betyder att regeringens förslag till lagändringar fått juridiskt godkännande av Lagrådet!

Reglerna är tänkta att börja gälla den 1 juli 2024.

Arkiveringskravet i bokföringslagen

Jag får många frågor om arkiveringskravet så låt oss ta några ord om vad som gäller.

Sjuårsregeln: Enligt bokföringslagen ska ett företag spara räkenskapsmaterial i 7 kalenderår efter kalenderåret för räkenskapsårets slut. Här har vi ingen ändring.

Räkenskapsmaterial är bland annat verifikationer.

Konstruktionen ”kalenderåret för räkenskapsårets slut” innebär att det spelar ingen roll när under året företaget har bokslut. Ett företag som har bokslut under någon gång under 2023 ska spara räkenskapsmaterialet i 7 kalenderår från 2023, alltså under tiden 2024-2030, innan det får makuleras den 1 januari 2031. Detta gäller oavsett om företaget har bokslut låt oss säga 31 januari, 30 juni eller 31 december 2023.

Treårsregeln: När företaget får en faktura eller ett kvitto på papper så är papperet den ursprungliga formen. Om företaget överför fakturan eller kvittot till digital form, till exempel genom skanning eller fotografering, så är den digitala filen den nya formen. Filen, den nya formen, måste då sparas sjuårsperioden ut. Den ursprungliga formen också måste sparas, i 3 kalenderår efter kalenderårets för räkenskapsårets slut. Det är det här kravet som ska slopas. Ett villkor är dock att överföringen till den nya formen ”inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner”.

Reglerna är teknikneutrala

Treårskravet gäller vid överföring från ursprunglig form till annan form.

Det vanligaste är digitalisering av pappershandlingar, att vi skannar fakturor eller fotograferar kvitton. Då ska vi i framtiden få makulera pappershandlingarna direkt efter digitaliseringen, utan att vänta tre år. Men observera att det är i framtiden, från 1 juli 2024 och förutsatt att riksdagen beslutar som förväntat!

Även det motsatta förekommer. Att företag som tar emot digitala fakturor skriver ut dem och vill spara allt i pappersform. Då är den digitala fakturan den ursprungliga formen och utskriften är den nya formen. I dag gäller i så fall treårskravet för den ursprungliga (digitala) formen och sjuårskravet (papper) för den nya formen. I framtiden ska med samma resonemang den digitala filen få förstöras direkt efter utskriften på papper.

Inget hindrar att ett företag använder olika teknik, med vissa verifikationer på papper och andra i digital form. Men då behöver principerna beskrivas i arkiveringsplanen.

Makulera med eftertanke

Den 1 juli 2024 ska alltså arkiveringskravet ändras. Men tänk på att till dess gäller dagens regler, så makulera inget för tidigt!

Tänk också på att vissa dokument kan du behöva spara trots att du får makulera dem enligt bokföringslagen. Du kan till exempel behöva styrka anskaffningsvärdet för tillgångar såsom fastigheter eller värdepapper när du säljer dem, och det kan ju ske långt senare än 7 år efter köpet. Så makulera alltid med eftertanke!

Välkommen till vårt webinar

Lagförslaget innehåller flera nyheter. Vi berättar om hela förslaget i detta inspelade webinar från 26 april. Välkommen att titta här!

• Digital bokföring
• Digitalisering
• Företagande
• Redovisning

Peter Berg

Redovisningsexpert, med ekonomibloggen consultjourney.com