Missa inte tåget – snart kräver alla kunder e-fakturering

E-fakturering är på väg att slå igenom i Sverige. Nästa år ska alla svenska myndigheter övergå till e-fakturering, vilket innebär att alla som levererar till myndigheter behöver kunna skicka e-fakturor. Det kommer att driva på en våg av ökat användande.

– Inom ett till tre år kommer e-fakturering att vara vanligt i Sverige, oavsett storlek på företag. Kan man inte erbjuda e-fakturering då kommer det att höjas ögonbryn, säger Peter Törnroth, vd för Apix Messaging som har arbetat med e-fakturering i 15 år.

Men vad är egentligen en e-faktura? Många blandar fortfarande ihop e-fakturering med att exempelvis mejla en faktura som PDF. Men e-fakturering är något helt annat: ett sammankopplat system där både mottagare och avsändare kan skicka fakturan elektroniskt inom systemet. Att skicka en e-faktura är lika enkelt att skicka som en vanlig pappersfaktura. Allt som krävs för att komma igång är att ditt bokföringssystem är uppdaterat och klarar att hantera e-fakturering.

Stora besparingar

I våra grannländer Norge, Danmark och Finland är e-faktura redan standard, men i Sverige har förändringen skett långsammare. Storbolagen har varit först ut, och en viktig anledning är att e-fakturering är billigare. För avsändaren kan kostnaden för att skicka en pappersfaktura ligga på 10 kronor. Med e-faktura halveras det. För företag som skickar ett stort antal fakturor varje månad blir det snabbt mycket pengar.

Men den största besparingen med e-faktura ligger hos mottagarna.

– Om avsändaren sparar 5 kronor per faktura handlar det kanske om 150 kronor för mottagaren. E-fakturering kräver mycket mindre manuellt arbete och risken för fel är betydligt mindre än vid exempelvis inskanning av fakturor, konstaterar Peter Törnroth.

En annan fördel med e-faktura är att fakturan kan innehålla en större mängd information. Det finns egentligen inga begränsningar för hur mycket information en e-faktura kan innehålla. Det innebär att e-fakturering skapar möjligheter för en organisation att förbättra sin business intelligence.

– Kunden vill kanske kunna matcha fakturor mot projekt eller kund, eller kunna göra en spendanalys, alltså analysera sina inköp. Automatiseringen möjliggör ett enormt informationsflöde med integrering av hela kedjan, säger Peter Törnroth.

Han spår att användandet av e-fakturering för dataanalyser och BI kommer att bli stort i framtiden, och en drivkraft för e-fakturering att växa.

Factoring blir enklare

Ytterligare en fördel med e-fakturering är säkerheten. Dels kan avsändaren vara säker på att fakturan kommer fram, eftersom den mottagaradress som anges måste godkännas av systemet innan e-fakturan går iväg. Dels är den tekniska säkerheten inom systemen hög, vilket gör att den information som skickas är väl skyddad.

En annan anledning att övergå till e-fakturering är de kringtjänster som e-fakturering möjliggör och förenklar. Exempelvis är factoring, att sälja dina fakturor, betydligt smidigare att med e-faktura.

– Alla parter tjänar på att du tar bort pappershanteringen och blir mer effektiv, säger Peter Törnroth.

I våra nordiska grannländer har användandet av e-fakturering redan nått en kritiska massa, vilket har gjort e-fakturering till en självklarhet. Peter Törnroth tror att det dröjer mellan ett till tre år innan Sverige hamnar där.

– Här i Sverige har det funnits en större användning av PDF-fakturor och ett ifrågasättande av hur e-fakturering fungerar. Men när vi får framåtblickande bokföringssystem som Finago Procountor , som gör det lika enkelt att skicka en e-faktura som en pappers-faktura, då försvinner motståndet här också. 

• Fakturering

Lisa Bjerre

Lisa Bjerre är en erfaren journalist som har skrivit om digitalisering, IT och ekonomi sedan slutet av 90-talet för en rad svenska medier.