Accountors uppförandekod

Varför är det viktigt att ha en uppförandekod?

Vi vill agera på ett trovärdigt, ansvarsfullt och etiskt sätt mot våra klienter, partners, anställda, chefer och andra intressenter. Accountors uppförandekod är ett viktigt verktyg för riskhantering som beskriver de allmänna principer och riktlinjer som alla våra anställda, chefer och partners måste följa.
Den här uppförandekoden har godkänts av Accountors styrelse och är bindande för alla våra affärslinjer i alla länder.

Accountors värderingar

• Respekt
• Förtroende
• Mod
• Framtid

Vi respekterar andra, vi skapar förtroende mellan våra klienter och oss själva och vi har mod att kliva över gränserna för vår trygghetszon för att skapa en bättre framtid för våra klienter och oss själva.
Vi är alltid ärliga. Vi ljuger inte. Vi har en medmänsklig ton och följer våra värderingar i hela vår verksamhet. Vi respekterar alla människor.
Vi är en organisatorisk medborgare som leds och agerar på ett etiskt sätt. Vi är ett framtidsinriktat företag som strävar efter att förbättra samhället.

Åtgärder mot mutor, korruption och penningtvätt

Accountor förväntar sig att våra anställda, chefer och alla våra partners som agerar åt Accountor uppträder enligt höga etiska standarder.
Accountor har strikta policyer när det gäller att agera mot mutor, korruption och penningtvätt, inklusive att följa EU:s direktiv om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Vi följer instruktionerna om att Känna sina kunder enligt lagen och följer instruktionerna om övervakning för att förhindra penningtvätt. Varje chef, anställd eller annan partner som arbetar för Accountor måste följa de regler som anges i den här koden.

1) Vad är mutor?

Mutor är att erbjuda eller ta emot gåvor, lån, betalningar, belöningar eller andra förmåner till eller från någon person i syfte att uppmuntra till något som är oärligt, olagligt eller utgör trolöshet mot huvudman i samband med Accountors verksamhet.

2) Vad är korruption?

Korruption är missbruk av anförtrodda behörigheter för privat vinning.

De exempel som ges i det här policydokumentet är inte heltäckande, utan beskriver regler och processer som måste följas.

Alla som arbetar för eller åt Accountor måste hela tiden agera i enlighet med följande bestämmelser:

• Uppträd ärligt, var pålitlig och föregå med gott exempel,
• Använd Accountors resurser för Accountors bästa och missbruka inte resurserna,
• Skilj tydligt mellan Accountors intressen och dina privata intressen för att undvika intressekonflikter. Om det uppstår konflikter måste dessa omedelbart rapporteras till din överordnade.
• Rapportera konfidentiellt alla incidenter, risker och frågor som bryter mot de policyer som anges i det här dokumentet. Frågorna hanteras anonymt och ett skriftligt svar utfärdas.
• Du får inte erbjuda, lova, begära, ta emot eller komma överens om mutor för att skaffa affärsfördelar, ta hem en affär eller behålla en affär.
• Du får inte erbjuda eller ta emot några gåvor eller representation till eller från klienter, entreprenörer, leverantörer eller annan tredje part annat än i form av verkliga representations- eller promotionaktiviteter. Verkliga innebär i det här faller att gåvan eller representationen inte på något sätt är ett försök att påverka beslutsfattande eller andra affärsaktiviteter, utan endast är ett utslag av goodwill. Under inga omständigheter får en gåva eller representation som ges eller tas emot vara värd mer än värdet på en mindre kostnadsfri gåva i enlighet med den lokala skattelagstiftningen. I samtliga situationer måste givaren eller mottagaren överväga varför gåvan ges, och om syftet inte är verkligt måste den avböjas oavsett värdet på gåvan eller representationen.
  • Gåvor o är presenter som blommor, värdekuponger, mat och dryck. Biljetter till evenemang och resor som du får som enskild person är också gåvor om de inte används i samband med representation.
  • Representation omfattar inbjudan till anordnade måltider och evenemang i affärssyfte.
• Erbjud inte pengar till medarbetare för att skynda på betjäning eller skaffa olämpliga fördelar. Den här typen av muta kallas ”smörjpengar” och kan vara olaglig.

Genom att följa detta policydokument strävar vi efter att säkerställa att Accountor inte vid någon tidpunkt medvetet bryter mot någon relevant lagstiftning mot mutor och korruption.

Anställning

På Accountor arbetar vi för hälsa och säkerhet för alla våra anställda och för att skapa en bra arbetsmiljö. I våra personalaktiviteter strävar vi efter att följa gällande lagar och bestämmelser för anställning och arbete.
Våra anställda är kärnan i vår verksamhet. En av våra värderingar är respekt, och vi kräver att alla våra anställda, chefer och partners behandlar varandra med respekt. Accountor är en trygg och jämlik arbetsplats. Vi arbetar enligt principerna för lika behandling och att ingen ska diskrimineras. Vi accepterar inga slags trakasserier. Vi erbjuder alla oavsett ålder, kön eller andra personliga egenskaper möjlighet att utvecklas professionellt och främja sin karriär. På samma sätt kräver vi att alla våra anställda deltar i träning och utbildning, där vi säkerställer att våra anställda utvecklar sina färdigheter och yrkeskunskaper så att vi kan tillhandahålla ännu bättre tjänster till våra kunder.
Vårt ledarskap bygger på öppenhet, integritet, mod och förtroende. Vi kräver rättvist och jämlikt ledarskap. Ingen bör behandlas på ett ojämlikt sätt. Vi kräver att alla våra chefer och direktörer följer dessa principer. Om vi upptäcker eller misstänker felaktig behandling kommer vi att vidta åtgärder omedelbart.
Vi arbetar för våra anställdas välmående. Vi strävar efter en fräsch arbetsmiljö och tillhandahåller förmåner som ökar välbefinnandet på arbetet.
Vi accepterar inte barnarbete eller någon annan typ av felaktig behandling av människor. Vi ger konkurrenskraftiga löner och förmåner.

Integritet

Accountor respekterar alla aspekter av den personliga integriteten. Accountor samlar in, använder, förvarar och behandlar personlig information och kundinformation på ett ansvarsfullt, lagligt och omsorgsfullt sätt.
Integriteten för våra kunder och deras information samt integriteten för våra medarbetare är avgörande i samtliga våra aktiviteter. Vi följer alla lagar och bestämmelser som rör dataintegritet.
Vi anger transparent hur vi hanterar och behandlar personlig information för våra klienter, partners och personal. Vi har skapat en organisationsstruktur för frågor som rör dataintegritet, och har en dataintegritetsansvarig som ser till att alla våra affärslinjer i samtliga länder uppfyller kraven på dataintegritet och att vi hela tiden utvecklas i dessa frågor.
Kostnaden för överträdelser av integriteten är mycket hög, både när det gäller pengar och rykte. Överträdelser under hantering av personlig information kan orsaka irreparabel skada för enskilda om deras personliga information hamnar i felaktiga och kriminella händer.
Personlig information omfattar all information som kan identifiera en enskild person. Den här informationen kan omfatta kund- och HR-relaterad information som namn, kontaktinformation, löner o.s.v. Om du är osäker på om informationen är personlig eller inte ska du behandla den som personlig information.
Vi har skriftliga avtal med alla våra klienter och leverantörer. När vi måste tilldela personlig information till någon tredje part, gör vi det endast i enlighet med gällande lagar. I våra leverantörsavtal finns bestämmelser om behandling av personlig information. Därmed säkerställer vi att alla våra leverantörer uppfyller bestämmelserna kring personlig information, men vi vill också säkerställa att varje leverantör inser hur viktig frågan är och vilken vikt vi lägger vid att hålla all personlig information säker. I våra klientavtal har vi bestämmelser om behandling av personlig information och ansvarsområden för både oss själva och våra klienter. På så vis kan vi säkerställa att våra klienter vet hur och varför vi behandlar data som klienterna äger och under vilka förutsättningar detta sker.
Vår personal är utbildad i frågor som rör personlig integritet och har endast tillgång till och rätt att använda den personliga information som krävs för att utföra sitt jobb. Det måste finnas ett legitimt affärsändamål för all användning eller delning av denna information. Vi kräver strikt konfidentialitet och respekt för våra klienters information från alla våra medarbetare.
Varje anställd måste rapportera eventuella brott eller överträdelser rörande personlig information som upptäcks i enlighet med våra interna riktlinjer för meddelanden kring överträdelse av personliga data.

Immateriella rättigheter och konfidentialitet

Vi överträder inte någons rätt till immateriella rättigheter. Vi framställer inte immateriella rättigheter tillhörande tredje part som vår egen. Vi respekterar och skyddar immateriella rättigheter som tillhör andra lika noga som vår egen.
Vi säkerställer att våra anställda är medvetna om att de inte får använda eller framställa som sina egna några idéer eller någon information från tredje part som de inte har tillåtelse att använda enligt ett avtal mellan ägaren och Accountor. Ingen anställd eller chef kan utfärda en licens eller tillåta användning av några immateriella rättigheter eller konfidentiell information som tillhör tredje part utan korrekt och laglig rätt.
Accountor respekterar våra klienters konfidentialitet. Vi har höga standarder och processer när det gäller konfidentialitet. Vi skyddar både vår egen och våra klienters konfidentiella information och affärshemligheter från obehörigt avslöjande och felaktig användning, och vi delar inte dessa med tredje part annat än enligt godkända bestämmelser som styr avslöjande och användning. Vi respekterar och skyddar konfidentiell information som tillhör andra lika noga som vår egen.

Mänskliga rättigheter, värdighet och respekt

Accountor respekterar mänskliga rättigheter och arbetar enligt principerna i den universella deklarationen om mänskliga rättigheter och FN:s Global Compact. Vi förväntar oss också att våra leverantörer och affärspartners delar dessa värderingar.
Vi arbetar för att tillhandahålla utmärkta tjänster från en människa till en annan. Vi vill tillhandahålla världens bästa tjänster. Vi vill vara den bästa möjliga partnern för våra klienter och hjälpa dem att lyckas bättre i sin verksamhet. Ett av nyckelelementen för utmärkta tjänster är den respekt vi har för varandra. Vi kränker inte varandras värdighet. Åsikter kan variera, men alla ska behandlas med värdighet och respekt, oavsett åsikter, status eller andra personliga faktorer.
Vi respekterar alla personer och åsikter i vår egen organisation samt hos våra klienter, partners och annan tredje part. En av våra värderingar är respekt och vi tar mycket allvarligt på den. Vi har intresse för våra klienter och vill ha återkoppling från dem regelbundet för att hela tiden lära oss hur vi kan bli en ännu bättre partner och hur vi kan skapa ännu större förtroende mellan oss själva och klienten.

Miljö

Accountor arbetar för att skydda miljön. Vi följer tillämpliga bestämmelser och riktlinjer för miljön Vi förväntar oss att våra chefer, anställda, leverantörer och andra affärspartners följer samma standarder när det gäller att skydda miljön.
Accountor ligger i täten när det gäller elektrifiering av ekonomihantering och HR-hantering, och vi vill minska miljöinverkan genom att skapa en papperslös miljö för hantering av ekonomi och HR hos våra klienter och Accountor. Vi hjälper även våra klienter att minska sina miljöavtryck.
Vi stöttar vår personal med åtgärder som gör det möjligt för dem att skona miljön genom att minska användningen av papper. Vi vill att alla ska vara medvetna om vilken miljöinverkan deras handlingar har och hur var och en av oss kan hjälpa till att skydda miljön.
Vi strävar efter att utveckla nya tekniska lösningar som minskar elförbrukningen. Vi vill skapa fasta processer som minskar riskerna för misstag och som därför minskar mängden databehandling, som förbrukar mycket energi.
Vi tillhandahåller tjänster som är oberoende av tid och plats. Därmed minskar vi behovet av transporter, resor och posttjänster. Vi undviker onödiga resor och föredrar att anordna elektroniska möten.
Vi kräver samma sak av våra leverantörer och partners. Vi uppmuntrar dem dessutom att delta i elektrifieringen. Genom elektrifiering förbättrar vi också vår kvalitet och kan arbeta både snabbare och mer effektivt.

Alla är ansvariga för att vår uppförandekod ska följas

Var och en av våra anställda och chefer är ansvariga för att de principer och standarder som anges i denna uppförandekod ska följas. På samma sätt förväntar vi oss att våra leverantörer och partners ska åta sig att följa motsvarande standarder. Varje person i Accountor-koncernen ska läsa, förstå och följa de riktlinjer som anges i det här dokumentet. Alla måste undvika arbetssätt som kan leda till en situation där uppförandekoden inte följs.
Ledare och chefer spelar en särskilt viktig roll när det gäller att införa principerna i uppförandekoden. Varje chef är ansvarig för att deras team känner till denna uppförandekod och förstår dess syfte och mening. För chefer och ledare innebär detta också att de måste tänka på sin verksamhet och sina aktiviteter och förutse eventuella risker för efterlevnaden. Chefer måste alltid rapportera incidenter eller risker till sina överordnade. Chefer är också ansvariga för att medlemmarna i deras team känner sig bekväma med att ta upp frågor och rikta uppmärksamheten mot möjliga problem. Chefer och ledare måste delta aktivt i efterlevnadsprocessen och följa Accountors bestämmelser.
Alla är skyldiga att ta upp frågor omedelbart om de upptäcker en möjlig eller misstänkt överträdelse av uppförandekoden. Misstankar måste rapporteras snabbt. Efterlevnaden av uppförandekoden är avgörande för Accountors rykte, och därför måste möjliga problem lösas innan någon skada är skedd.
Detta är en översättning av den officiella engelska versionen.