Regler kring kvittohantering i Sverige

Vad säger lagen om kvittohantering?

I Sverige är kvittohantering en viktig del av bokföringsprocessen och regleras av flera lagar och förordningar. Enligt bokföringslagen är företag skyldiga att bevara alla kvitton och andra verifikationer som underlag för sin bokföring. Dessa dokument måste sparas i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta krav syftar till att säkerställa att företag kan redovisa sina ekonomiska transaktioner på ett korrekt och transparent sätt. Dock behöves inte det fysiska kvittot sparas, den 22 maj 2024 kom beskedet att riksdagen röstade igenom förslaget att räkenskapsinformation som finns digitalt inte längre behöver sparas i original. Regeringens förslag har fått juridiskt godkännade av lagrådet. Digitala underlag är fortfarande viktigt att spara. Den nya lagen gäller endast pappersformat. Digitala underlag måste sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut.

En annan viktig aspekt av kvittohantering är att kvitton ska vara läsbara och oförändrade under hela lagringstiden. Det innebär att företag måste vidta åtgärder för att skydda kvitton från att blekna eller förstöras. Digitalisering av kvitton är ett effektivt sätt att uppfylla detta krav, eftersom digitala kopior kan lagras säkert och enkelt återfinnas vid behov. 

Viktiga regler för företag

För företag är det avgörande att följa de regler som gäller för kvittohantering för att undvika böter och andra sanktioner. En av de viktigaste reglerna är att alla kvitton måste vara fullständiga och innehålla nödvändig information, såsom datum, belopp och motpartens namn. Detta är avgörande för att säkerställa att bokföringen är korrekt och att företaget kan redovisa sina utgifter på ett transparent sätt.

Företag bör också vara medvetna om att kvitton som rör utlägg och representation måste hanteras med särskild omsorg. Dessa kvitton kan ha specifika krav på dokumentation och redovisning. För att få en bättre förståelse för hur utlägg hanteras, kan du läsa mer om vad är utlägg. Genom att följa dessa regler kan företag säkerställa att de uppfyller Sveriges lagar och undviker potentiella problem vid revisioner.

Hur Procountor kan hjälpa dig med kvittohantering

Procountor erbjuder en omfattande lösning för digital kvittohantering som kan hjälpa företag att effektivisera sina ekonomiska processer. Genom att använda Procountors programvara kan företag enkelt digitalisera sina kvitton och integrera dem direkt i bokföringen. Detta minskar den administrativa bördan och säkerställer att alla kvitton är korrekt dokumenterade och lättillgängliga vid behov.

En av de stora fördelarna med Procountors lösning är möjligheten att automatisera många av de manuella stegen i kvittohanteringen. Genom att använda automatiseringsverktyg kan företag minska risken för fel och spara tid som annars skulle ha spenderats på manuell hantering av kvitton. För att lära dig mer om hur automatisering kan förbättra din bokföring, kan du läsa mer om vårt bokföringsprogram. Om du enbart vill ha en kvittolösning så kika in på Procountor Utlägg.

Vanliga misstag och hur man undviker dem

Ett vanligt misstag som företag gör i kvittohantering är att inte spara kvitton i rätt format eller att förlora dem helt. Detta kan leda till problem vid revisioner och potentiella böter. För att undvika detta är det viktigt att ha en tydlig och konsekvent process för hur kvitton hanteras och lagras. Digitalisering av kvitton är ett effektivt sätt att säkerställa att de alltid är tillgängliga och i rätt format.

Ett annat misstag är att inte följa uppdaterade bokföringsregler och lagar. Lagstiftningen kring kvittohantering kan förändras, och det är viktigt för företag att hålla sig informerade om dessa förändringar för att säkerställa att de alltid är i överensstämmelse med gällande regler. Genom att använda en pålitlig bokföringslösning som Procountor kan företag få stöd i att hålla sig uppdaterade och undvika vanliga misstag.