Håller koll på ekonomin i realtid

När företag idag ska bygga varumärke och framstå som attraktiva arbetsgivare är medarbetarnas engagemang en förutsättning. Employee advocacy, som medarbetarnas engagemang kallas, är något som applikationsföretaget Smarp arbetar med. För sin ekonomistyrning har företaget använt sig utav Procountor i över 3 år, både i Sverige och i Finland.

Johanna Rauhala, Operations Manager hos Smarp.

Genom Smarp- applikationen kan företaget dela med sig av allt innehåll och information direkt till sina medarbetare. Samtidigt uppmuntrar företaget till att dela med sig av innehållet till sina egna nätverk. Smarp är alltså ett kommunikationsverktyg för både intern och extern kommunikation.

Smarp är ett internationellt tillväxtföretag, med kontor i Stockholm, London, New York och Helsingfors. Klienterna breder ut sig över hela världen. För sin ekonomistyrning har företaget använt sig utav Procountor länge i Norden. 

Hurdant verkyg är Procountor?

– Procountor är ett tydligt och lätthanterligt verktyg. De funktioner som man behöver i sitt dagliga arbete går snabbt att lära sig. I mitt jobb får jag ofta introducera Procountor för de nya arbetstagarna. Att gå igenom Procountor är lätt och upplärningen brukar inte ta lång tid, berättar Smarps Operations Manager, Johanna Rauhala. 

I sin ekonomistyrning förlitar sig Smarp också på redovisningsbyråns stöd. Redovisningsbyrån sköter om bl.a. beräkningen av löner och pensioner, myndighetskostnader- och specifikationer, medan företaget själva hanterar faktureringen.

– Samarbetet med redovisningsbyrån fungerar okomplicerat och arbetsfördelningen är tydlig, berättar Johanna. 

Hon menar också att resefaktureringen är ett av Procountors konkreta förmåner i vardagen. Att ställa upp en resefaktura är enkelt och cirkulationen för godkännande och kontrollering är effektiv.

Genom tillväxt till en digital ekonomistyrning

Innan Smarp förflyttade sin ekonomihantering till Procountor, sköttes ekonomin genom traditionsenlig bokföring. Vad fick företaget att bli digitalt?

– Vi har snabb tillväxt och får ständigt nya medarbetare. Att hantera den globala helheten var ett fullständigt fiasko utan ett fungerande digitalt program. Digital ekonomistyrning är tidseffektivt. Genom programmet kan flera saker automatiseras, vilket ger våra medarbetare mer tid för att koncentrera sig på vår kärnkunskap. Ett digitalt verktyg är också mer kostnadseffektivt i rutinarbete, och lämnar tid över för produktivt arbete.

Smarp är ett tillväxtföretag och för att fatta beslut behövs information om ekonomin i realtid. Hur stöder Procountor ett företag i tillväxt?

– När ett företag växer, växer också andelen administrativa uppgifter och det är viktigt att dessa kan skötas i ett och samma system. Eftersom redovisningsbyrån får tillgång till samma information som oss fungerar samarbetet smidigt. Denna samanvändning bidrar också till att vi får mycket effektivare hjälp och svar på våra frågor än vad vi hade fått om vi hade organiserat oss enligt det traditionella sättet, berättar Johanna.

– Det är ytterst viktigt för oss att vi har tillgång till data om vår ekonomi i realtid, oavsett tid och rum. Balans- och resultaträkningen tar vi exempelvis under uppsyn varje månad. Samtidigt kan vi följa våra utgifter kontinuerligt och se det aktuella läget på bankkontot. När man på en och samma gång kan få en syn på vilka fakturor som är på väg till betalning och ska hanteras osv. så hålls helhetssituationen under kontroll.

Johannas top 3 funktioner i Procountor:

1. Det digitala molnbaserade programmet kan användas när- och var som helst.
2. Programmet möjliggör samanvändning för flera medarbetare. Också samanvändningen mellan redovisningsbyrån och företaget effektiverar de egna processerna.
3. I Procountor kan man se allt som sker i det egna företagets ekonomi.

• Digital bokföring
• Digitalisering
• Procountor

Benita Helistö