Så kan byrån få med redovisningskonsulterna i digitaliseringen

Revisionsbyrån Deskjockeys började sin digitaliseringsresa för fem år sedan. Då trodde de att programvarorna och kunderna skulle bli de största hindren att övervinna.

– Men ganska snart insåg vi att det var personalen som var den största utmaningen. Det är svårt att bryta vanor när man har arbetat på samma sätt under lång tid, säger Anna-Bella Packwood, redovisningskonsult och medgrundare av Deskjockeys.

För att lyckas få med sig personalen råder Deskjockeys att man inför de digitala systemen i den takt som varje redovisningskonsult känner sig trygg med.

– Plocka ut personer i teamet som är sugna och börja med dem. Genomför förändringen kund för kund, medarbetare för medarbetare, säger Peter Rexhammar, vd och medgrundare av Deskjockeys.

Den digitala omställningen kräver mycket av byråns ledare, anser han.

– Man måste ha ett ledarskap som stöttar teammedlemmarna framåt i processen. Det kan ske både med morot och piska.

Från ”skräpprogram” till ambassadör

Penny Glenning är en av de redovisningskonsulter hos Deskjockeys som idag jobbar helt digitalt. Men det har inte varit en spikrak resa: efter att ha provat på det automatiserade redovisningsprogrammet Procountor en tid tröttnade hon.

– Hon kom och sa att jag vill inte jobba med det här skräpprogrammet, det är bara huller om buller, minns Peter Rexhammar med ett leende.

Själv berättar Penny Glenning att hon först tyckte att programmet var ganska oanvändarvänligt och att det var svårt att följa vad som hände i bokföringen.

– När allt sker automatiskt är det inte lika lätt att följa som i vanlig redovisning. Om något var galet var det svårt att se var det hade gått fel, säger hon.

Penny Glenning hade lång erfarenhet som redovisningskonsult när hon gick in i det digitala arbetssättet, och tycker att det har tagit tid att lära sig hur allt hänger ihop i det nya systemet. Det som gjorde att Penny vände och började gilla Procountor var när hon märkte hur mycket som gick att förbereda i programmet – och hur mycket tid det sparade.

– Om man en gång lägger upp konteringar och betalsätt, då kommer det upp automatiskt varje gång sedan. Ju mer du har förberett desto snabbare blir allt. Det bara rullar på, förklarar Penny Glenning.

Skapar tid för analys

Tidsbesparingen gör att hon hinner gå in mer på djupet i siffrorna innan hon lämnar ifrån sig rapporterna.

– Jag hinner analysera vad som har hänt. Då kan jag också ta fram förslag på förbättringar och förändringar till kunderna.

Hur ser du att din yrkesroll har förändrats av det digitala arbetssättet?

– Det blir roligare. Det blir mindre av det löpande arbete som man har gjort i alla år. Istället får man gå in djupare i redovisningen.

Vad gillar du bäst med det nya arbetssättet?

– Bankkopplingen med betalningar direkt från systemet. Att man inte behöver skicka en fil till banken, godkänna en gång till, där sparar man mycket tid. Plus att vi kan hjälpas åt mer på företaget. Om fler har åtkomst kan fler gå in och betala istället för att fler ska ha tillgång till banken.

Vilka är dina råd till andra redovisningskonsulter som står inför den resa du har gjort?

– Ge det tid. Det är ett helt annat sätt att jobba på. Men allt den tid du lägger ner i början får du tillbaka sen, säger Penny Glenning.

• Digital bokföring
• Digitalisering
• Redovisningsbyrå

Lisa Bjerre

Lisa Bjerre är en erfaren journalist som har skrivit om digitalisering, IT och ekonomi sedan slutet av 90-talet för en rad svenska medier.