Procountor / 21.06.2023

Undvik sommarstressen med rätt bokföringsprogram

Är du redovisningskonsult och befinner dig mitt i sommarplaneringen? Har du svårt att balansera semestertider, hantera leverantörsfakturor och säkerställa att alla betalningar går i tid? Oroa dig inte. Här avslöjar vi hemligheten för att undvika sommarstressen med hjälp av rätt bokföringsprogram. Upptäck sju sätt som ett smart och effektivt verktyg som Procountor kan hjälpa dig att skapa en stressfri sommar – samtidigt som du har full kontroll över företagets ekonomi.

1. Leverantörs- och kundfakturor på förstasidan

När du försöker hålla koll på vilka fakturor som är godkända och vilka som ska betalas kan det vara frustrerande att leta runt och gräva igenom olika flikar i ditt bokföringssystem. Speciellt när sommaren (och semestern) börjar närma sig. Det är lätt att känna sig överväldigad och riskera att missa viktiga betalningar.

Här kommer Procountor in som en räddande ängel. När du loggar in i programmet möts du direkt av en tydlig och överskådlig översikt över dina fakturor. Istället för att förlora tid på att navigera mellan olika avsnitt kan du snabbt identifiera vilka fakturor som behöver hanteras och därmed se till att ingen faktura blir bortglömd eller försenad. Med allt samlat på ett ställe blir det enklare för dig att upprätthålla en smidig och effektiv bokföringsprocess inför semestern.

2. Likviditetsprognoser för att undvika likviditetsproblem

En annan utmaning för redovisningskonsulter är själva osäkerheten kring kundfakturor. Du kan aldrig vara helt säker på när eller om en kund faktiskt kommer att betala. Det kan skapa oro och påverka din likviditet. Men med Procountor får du åtminstone en bättre överblick över dina förväntade inkomster.

Genom att använda funktioner som likviditetsprognos får du en uppskattning av hur mycket pengar du kan förvänta dig att få in baserat på fakturor och betalningsvillkor. Detta underlättar din ekonomiska planering och ger dig bättre möjlighet att fatta välgrundade beslut och vidta åtgärder i god tid för att undvika eventuella likviditetsproblem.

3. Påminnelser och notifikationer

När semestertiden närmar sig kan det vara krångligt att hålla reda på alla uppgifter och åtgärder som behöver genomföras innan du och alla andra tar ledigt. Det är lätt att känna sig överväldigad och orolig för att något viktigt ska glömmas bort. Men tack vare Procountor finns det en effektiv lösning för att undvika detta problem.

En av de mest värdefulla funktionerna med bokföringsprogrammet är dess förmåga att skicka påminnelser och notifikationer för att hålla dig uppdaterad och uppmärksam på alla åtgärder du behöver ta hand om. Du kan då enkelt se till att rapporter blir färdigställda, kontroller genomförda, och fakturor betalda och attesterade i god tid.

4. Betala och bokför (långt) innan sista stund

Tänk dig följande scenario: Du har en faktura som är godkänd av motparten och förfaller den 17:e juli. Du har inget annat val än att bryta din semester i mitten av juli och manuellt skicka in betalningen. Detta gör inte sommaren mindre stressig, eller hur?

Procountor ger dig istället möjligheten att skicka in betalningen redan till exempel den 3:e juni och ser till att den genomförs precis på fakturans förfallodag. Inte innan, inte efter. Då behöver du inte längre oroa dig för att glömma bort betalningar eller stressa med att göra dem i sista minuten.

PRO TIP:
Procountor ger dig också möjligheten att bokföra i förväg. Detta innebär att du kan vara mer organiserad och förberedd när det är dags att slutföra bokslutet. Med programmet kan du på ett strukturerat sätt hantera och bokföra transaktioner innan de faktiskt sker.

5. Allt i telefonen

En fantastisk fördel med Procountor är möjligheten att ha hela programmet tillgängligt direkt från din telefon. Det ger dig friheten att hantera fakturor, granska betalningar och hålla koll på företagets ekonomi medan du gradvis trappar ner inför semestern (eller till och med smygstartar din ledighet).

Ttillgången till Procountor via din telefon fungerar dessutom som en säkerhetsåtgärd. Om oväntade situationer uppstår och du behöver lösa något på distans, kan du enkelt ta fram din telefon och hantera det som behövs. Det ger dig tryggheten att du har flexibiliteten och resurserna att agera vid behov, även när du inte är på plats på kontoret.

6. Koppla programmet direkt till banken

Att manuellt hantera och bokföra transaktioner i bokföringen kan vara tidskrävande och öppna upp för mänskliga fel. Men med Procountor kan du enkelt koppla programmet direkt till din bank och dra nytta av dess automatiserade bokföringsfunktioner.

Alla transaktioner läses och synkroniseras automatiskt mellan programmet och banken genom kopplingen. Du behöver alltså inte längre manuellt bokföra varje enskild transaktion. In- och utbetalningar registreras och matchas också automatiskt, vilket sparar tid och minskar risken för felaktigheter. Se till att koppla programmet till din bank innan semestern och njut av att veta att det manuella arbetet ligger bakom dig.

7. Semestervikarie

Säg att semestertiden närmar sig och en av dina medarbetare, Lotta, ska gå på semester. Då kan du undvika att bli överbelastad genom att använda semestervikarie-funktionen i attestflödet för leverantörsfakturor. Med hjälp av Procountor kan du enkelt tilldela en automatisk semestervikarie till Lottas roll under hennes frånvaro.

Detta gör det smidigt för vikarien att kliva in och utföra arbetsuppgifterna utan onödiga svårigheter. Inga komplicerade inställningar eller utmanande processer krävs. Vikarien kan snabbt komma igång och hantera attestflödet för leverantörsfakturor, vilket minskar arbetsbelastningen för dig och ger en smidig övergång under semestern.

PRO TIP:
En av de stora fördelarna med att använda semestervikarier i Procountor är hur enkelt det är att använda för vikarien. Genom att tillhandahålla den rätta behörigheten kan du se till att vikarien bara har tillgång till de relevanta funktionerna och uppgifterna. Detta hjälper till att säkerställa att allt arbete utförs korrekt och att inget obehörigt görs.

Bonustips från experten

Avslutningsvis: Ha en tydlig och konsekvent kommunikation med dina kunder. Vad kan du göra för att förenkla arbetet mellan er under semestern?

”Se till att informera kunderna om när du planerar att vara ledig och vilka deadlines som kräver material i förväg. Genom att vara transparent med din semesterplanering ger du kunderna möjlighet att planera och leverera det nödvändiga materialet i tid”.
Malin C. Karlsson, Team Manager på Accountor

Är du redo att uppgradera hur du sköter bokföringen – och ha en stressfri semester? Prova Procountors bokföringsprogram gratis idag och upptäck hur det kan underlätta ditt arbete och ge dig mer tid att njuta av din sommar.