Annica Kämpe / 07.09.2023

Vad är löpande redovisning?

Löpande redovisning innebär att ett företag löpande ska bokföra alla affärshändelser senast vid en viss tidpunkt. Bokföringen ska stämmas av för att felaktigheter ska upptäckas och rättas. Läs mer om bokföringsskyldigheten i bokföringslagen (2 kap. 1 § BFL). Bokföringsskyldigheten för ett aktiebolag inträder när den juridiska personen har registrerats hos Bolagsverket.

Löpande redovisning historiskt

Ordet bokföring kommer från att ”föra bok”. Luca Pacioli i Vendig skrev den första boken om bokföring 1494. Boken vid namn “Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita” beskriver hur handelsmän i Venedig bokförde affärsverksamheten. Från 1200-talet går det att finna dubbel bokföring från den islamska världen. Av handelsmännen i Florens på 1300-talet utvecklades bokföringen och blev modernare.

Med dubbel bokföring menas att när något händer på debet så händer något som är lika stort på kreditsidan. Man kan spegla detta med livet, när något sker är det alltid två sidor som påverkas. Därav kan man grunda sina beslut i livet på huruvida man är nöjd med motkontot eller inte. Ens beslut kommer sedan påverka ens resultat. Precis som i ett företags finansiella rapporter. De finansiella rapporterna bildas av den löpande redovisningen och utgör en del av grunden till beslut som företagets ledning sedan tar. Vi kan till viss del se framtiden i balansen och det som hänt bakåt i resultatet. På balansen ser vi kommande kostnader genom både avskrivningar och periodiseringar. Lån och fordringar som ska betalas samt aktuell likviditet. Resultatet visar om verksamheten har varit lönsam. På så vis kan det beslutas om eventuella justeringar behöver göras.

Val av bokföringskonto – viktigt för den löpande redovisningen

En viktig del för att den löpande redovisningen ska fungera, är rätt val av bokföringskonto. Här finns det flera steg att tänka på. Först ut är om affärshändelsen är något som påverkar företagets tillgångar, skulder, intäkter eller kostnader. Sedan finns det flera steg att ta. Är man osäker är BAS kontoplanen med tillhörande SRU koder en bra vägledning. SRU står för standardiserat räkenskapsutdrag och visar hur Skatteverket kommer att tolka bokföringskontot. Vi ser vilken rad det kommer hamna på i inkomstdeklarationen/årsredovisningen.

Ett bra exempel är att ett konto som bokförs på 209X kommer vara fritt eget kapital medan 208X är bundet. 23xx avser långfristiga skulder medan 24XX kortfristiga.

Vi har även flera vägledningar då tex alla konton i kontoklass 5 och 6 avser övriga kostnader. Här kan vi med hjälp av kontoplanen se vilket konto vi ska välja för att bokföra kontorskostnader, bilkostnader osv. Det är även viktigt att se om valt konto har en momskod. Har bokföringskontot en momskod kommer det upp på momsrapporten som tas ut från bokföringsprogrammet.

Valet av rätt bokföringskonto ger korrekta rapporter som i sin tur resulterar i bättre analysering av företagets verksamhet.

Om ekonomen vid varje månadsbokslut ser till att varje UB hade styrkt dokumentation och att alla kostnader som bör finnas existerar på resultatrapporten så bör man kunna anta att siffrorna är säkra.

Dokumentation vid rapportering

Vidare bör ekonomen vid bristfälliga underlag inte ange att kontot som det berör är avstämt. Vid rapportering av månadens resultat bör det finnas noteringar och dokumentation kring det som upptäckts.

Genom åren har jag ofta stött på att oerfarna ekonomer, praktikanter eller outbildade egenföretagare sköter den löpande redovisningen. Medans mer erfarna ekonomer gör årsboksluten. Det finns risker med att lämna den löpande redovisningen åt sitt eget öde eller att bara slentrianmässigt låta bokföringen ske. Den löpande redovisningen är grunden till företagets finansiella rapporter och bör tas om hand.

Lyssna på min föreläsning som hålls åt Procountour ”hur du effektiviserar den löpande redovisningen”. Så får du svar på hur du ska gå till väga för att få säkra siffror. Både som ekonomiassistent, egenföretagare eller ekonomichef.

Webinar: Effektivisera din löpande redovisning

Ta reda på hur det löpande arbetet kan skötas smidigare, och även med säkrare siffror. Tips som kan användas av dig som är ny inom redovisning men även för dig med erfarenhet.

se webinarinspelning här

Annica Kämpe

Auktoriserad Redovisningskonsult, koncernredovisare, föreläsare, skribent och Poddcast Host.