10 fördelar med en digital tjänst för utlägg och kvittoredovisning

Med en manuell process för utlägg och kvittoredovisning riskerar du att gå miste om såväl tid som pengar. Denna retroaktiva approach belastar dessutom ofta både din kostnadssida och redovisningsbyrå. Tänk dig att istället kunna registrera dina kvitton genom bildtagning, se till att dina medarbetare snabbt får betalt för sina utlägg eller se dina kostnader direkt i din bokföring. Med andra ord, vore det inte en gamechanger att kunna sköta allt digitalt? Här kommer 10 fördelar med att digitalisera din process för utlägg och kvittoredovisning.

1. Du missar inga utlägg

Med papperskvitton är det vanligt att skjuta upp bokföringen av utlägg. Men om du väntar för länge kan det leda till att de glöms bort och att dina medarbetare inte får tillbaka sina pengar – vilket såklart skapar frustration i din organisation.

När du använder ett digitalt verktyg, som en kvittoapp, kan du bokföra utlägget omedelbart genom att ta en bild på kvittot i samma stund du får det. På så sätt blir det enkelt att hålla koll på alla utlägg och därmed garantera att dina medarbetare får tillbaka sina pengar. Kort sagt: alla blir nöjda.

2. Du kan spara alla kvitton på samma ställe

Det första du gör i själva programmet är att skapa miljön där du ska arbeta. Detta gör du genom att lägga till bland annat till företagets basuppgifter och inställningar, skapar eller adderar användare, ställer in användarrättigheter och förbereder kontoplanen. Här lägger du även upp kopplingen till banken. 

Brukar du febrilt leta efter alla kvitton du behöver bokföra i slutet av varje månad, och bli frustrerad när du inte hittar dem? Det är inte ovanligt att lägga kvitton på olika ställen, beroende på var du är när du får det. Hur ofta hittar du inte ett kvitto i fickan, ett i plånboken och ett på kontoret?

Men telefonen har du ju alltid på dig. Kombinera den med en kvittoapp och du kan enkelt spara ditt kvitto digitalt så fort du får det – och på så sätt försäkra att det aldrig försvinner. Det gör det också smidigt att uppdatera redovisningen, vilket minskar risken för felaktigheter och underlättar för både bokföring och rapportering. Dessutom sparar du tid och minskar stressen genom att ha alla kvitton samlade på ett ställe. Så, nästa gång du står och letar efter ett papperskvitto, tänk på hur mycket enklare det skulle vara att ha allt i telefonen.

3. Du minimerar mänskliga fel 

Med en kvittoapp kan du enkelt och snabbt skanna dina kvitton och automatiskt läsa av relevant information såsom belopp, datum och moms. Denna process sparar dig inte bara tid, utan också besvär och oro för att göra fel. Du behöver inte längre oroa dig för att missa något fält eller skriva in fel information, eftersom appen gör allt åt dig. Men det är alltid bra att vara noggrann och dubbelkolla så att allt stämmer innan du skickar in kvittot.

Förutom att det är tidsbesparande för användare gör det också kvittohanteringen enklare för din redovisningsbyrå eftersom de enbart behöver granska kvittot och lägga till den information som eventuellt saknas.

4. Du gör det enklare för din redovisningsbyrå

Det är inte bara du som drar nytta av det digitala. Att digitalisera din kvittoredovisning är som att ha en GPS på en okänd väg – det ger en tydlig och strukturerad vägledning genom smart hantering av dina kvitton och kostnader. Precis som GPS:en ger kontinuerliga uppdateringar om rätt väg att ta, ger en digital tjänst realtidsuppdateringar till din redovisningsbyrå – vilket hjälper dem att bearbeta kvittona på ett effektivt sätt.

Genom realtidsuppdateringar och en mer strukturerad hantering av kvitton kan din byrå arbeta mer effektivt och leverera mer korrekta resultat till ditt företag. Detta ger dig som företagsledare en bättre översikt över kostnader, vilket i sin tur underlättar för informerade beslut och eventuella åtgärder.

5. du kan använda förbestämda kategorier

När du hanterar representationskostnader digitalt kan du jämföra det med att få en färdig matlåda levererad. Istället för att behöva leta efter alla ingredienser, mäta upp och tillaga dem själv, har någon annan redan tagit hand om det åt dig. Du behöver bara öppna lådan och äta. 

På samma sätt kan du enkelt välja en kategori i systemet och låta det hantera konteringen av dina kvitton. Komplettera bara med information såsom vem du t.ex. ätit lunch med och systemet skickar automatiskt allt till den som bokför. Detta ökar tillförlitligheten i processen genom att minimera risken för felaktig bokföring.

6. Du får bättre överblick  

Om du driver ett litet företag är det viktigt att ha koll på kostnaderna för att kunna hålla balansen mellan likviditet och utgifter. Genom att skicka in dina kvitton direkt till din digitala tjänst kan du strukturera och kategorisera dina utlägg på ett mer effektivt sätt. Detta ger dig bättre överblick och underlättar för dig att ta beslut om företagets ekonomi. Du undviker också stressiga slutet-av-månaden-rutiner genom att enkelt kunna hantera kvittona löpande istället för att skjuta upp det till senare.

7. Du effektiviserar attestprocessen

När det kommer till attestprocesser är det lätt att tänka på en hög med papper som cirkulerar mellan olika personer på företaget. Men det behöver inte vara så. Med en digital process kan du enkelt godkänna utlägg med ett klick – utan att behöva involvera flera personer eller papper. Det sparar inte bara tid och minskar risken oönskade utgifter, utan ger dig också bättre kontroll över företagets ekonomi.

8. Du får full koll på historiken

I en kvittoapp är det enkelt och smidigt att hålla reda på dina kvitton och inköpshistorik. En digital tjänst tillåter dig att enkelt spara kvitton på ett organiserat sätt, vilket gör det lättare för dig att hitta dem om du behöver kontrollera dem i efterhand. Dessutom får du direkt access till detaljerad information om varje kvitto – såsom pris och villkor för öppet köp – vilket är användbart om du behöver returnera en produkt eller om du vill ha en översikt över vad du har betalat för dina inköp.

Genom att ha all din inköpshistorik på ett ställe får du en bättre överblick över dina kostnader och utgifter. Detta hjälper dig att planera och budgetera dina framtida inköp och undvika onödiga utgifter.

9. Du kan följa hanteringen av kvitton i realtid

Att skicka in papperskvitton till redovisningsbyrån en gång i månaden är verkligen inte det mest spännande arbetsmomentet, det kan vi nog alla vara överens om. Dessutom är det alltid en oro om kvittona ska bli godkända eller om de ens har kommit fram. 

Men när du använder en digital tjänst för kvittoredovisning slipper du oron. Istället kan du enkelt följa hanteringen av dina kvitton i realtid och få bättre spårbarhet över dina kostnader. Detta gör inte bara processen smidigare och mer effektiv, det ger dig också mer sinnesfrid och möjlighet att fokusera på mer givande arbetsuppgifter.

10. Du ser till att ingen attest faller mellan stolarna

Har du någonsin missat att attestera en utgift och sedan insett det för sent? Med en kvittoapp kan du sätta upp automatiska påminnelser som ser till att varje attest går smidigt och enkelt – så att du aldrig behöver oroa dig för att missa en igen. Så istället för att ha en stressig dag när en deadline närmar sig, kan du luta dig tillbaka och låta kvittoappen ta hand om allt. Det är mer eller mindre som att ha en personlig assistent som alltid håller koll på dina icke attesterade kvitton och påminner dig när det behövs.

Vill du veta mer om hur en digital tjänst för utlägg och kvittoredovisning kan underlätta för ditt företag? Ta en titt på vår hemsida för att lära dig exakt hur den hjälper dig spara tid och pengar samtidigt som du får bättre kontroll över ditt företags ekonomi.

• Digital bokföring
• Digitalisering
• Redovisningsbyrå

Benita Helistö