Procountor / 22.05.2023

De 5 vanligaste misstagen inom kvittohantering (och hur du undviker dem)

Kvittohantering är A och O inom företagande och bokföring. Att bokföra dina kvitton korrekt kan vara skillnaden mellan att ha koll på ditt företags ekonomiska hälsa och att hamna i svårigheter. Tyvärr finns det flera vanliga misstag inom kvittohantering som kan ge negativa konsekvenser för ditt företags ekonomi och verksamhet. Här listar vi de fem vanligaste misstagen och ger dig tips om hur du undviker dem för att säkerställa en korrekt och smidig hantering.

1. Företaget saknar attestfunktion

Ett vanligt misstag som många företagare gör är att inte ha regler för attest av utlägg från sina anställda. Detta kan leda till en bristande kontroll över företagets kostnader.

Om du vill undvika oönskade överraskningar i företagets ekonomi är det viktigt att ha ett system med attestfunktion på plats. Då kan du enkelt godkänna och se vilka inköp som görs på företagets bekostnad. Detta skapar dessutom medvetenhet hos företagets ägare om att en attestrutin är viktig för att säkerställa en korrekt hantering av företagets ekonomi.

2. Ingen rutin för att spara kvitton 

Det kan låta trivialt men ett vanligt misstag bland såväl anställda som företagare är att inte spara sina kvitton alls. Detta är problematiskt när du behöver spåra och dokumentera utgifter i efterhand, och leder ofta till felaktigheter i bokföringen.

För att göra det enkelt för dig bör du använda ett verktyg för automatisk kvittohantering som låter dig spara dina kvitton digitalt genom att t.ex. ta bild på dem. Förutom att du faktiskt sparar dina kvitton så hjälper detta dig också säkerställa att de bokförs på rätt månad. Om du försöker spara kvitton manuellt kan det hända att du inte hittar kvittot förrän efter några månader, vilket kan leda till att det bokförs på fel period. Med ett digitalt verktyg kan du enkelt spara kvitton direkt efter inköpet, och på så sätt ha koll på dina kostnader i realtid.

PRO TIP:
Att spara kvitton är inte bara praktiskt för att ha en översikt över dina utgifter – det är också ett krav enligt bokföringslagen. På den punkten finns det faktiskt en fördel med att spara kvitton digitalt istället för på papper.

En digital kopia av kvittot är fullt godkänd som ett originalkvitto enligt Skatteverket och behöver bara sparas i fyra år jämfört med papperskvitton som behöver sparas i sju år. Detta betyder att om du sparar dina kvitton digitalt så sparar du också både tid och pengar på att inte behöva hantera och lagra papperskvitton under längre tid än nödvändigt.

3. Man väntar för länge med att dokumentera kvitton

Tänk dig att du har köpt olika frön att plantera i din trädgård. Du lägger fröpåsarna i en skokartong och lämnar den på vinden. Du tänker att du kommer ihåg vilka fröer det var och när du ska plantera dem, men efter några månader har du glömt vilka som var till vilken blomma och vilka som var till grönsaker.

Samma sak gäller när det kommer till kvittohantering. Om du inte dokumenterar dina kvitton på rätt sätt kan det bli svårt att komma ihåg vad de var för och vilken utgift de gällde, speciellt om du låter dem ligga för länge. Plus att låta dina kvitton ligga för länge kan leda till att de lätt tappas bort eller skadas. Hitta därför ett system som gör det enkelt för dig och dina anställda att dokumentera kvitton, så ser du till att ditt företag har bästa möjliga förutsättningar för en sund och hållbar ekonomi.

4. Kvitton kategoriseras fel (eller inte alls) 

Om du inte kategoriserar dina kvitton på ett tydligt sätt blir det svårt att skilja mellan olika utgifter och att rapportera korrekt till skattemyndigheter och bokföringsprogram. Det kan också försvåra för utomstående personer, som bokförare, att förstå syftet med utgiften, vilket kan skapa problem vid en eventuell granskning eller revision.

Skapa därför ett tydligt kategoriseringssystem för dina kvitton. Många digitala verktyg för kvittohantering låter dig skapa kategorier direkt i systemet och ställa in hur varje kategori ska konteras i bokföringsprogrammet. Du kan då enkelt kategorisera alla dina kvitton direkt när de sparas.

PRO TIP:
Genom att kategorisera kvitton efter till exempel utgiftskategori, projekt eller avdelning blir det lättare att få en överblick över vilka kostnader som genereras av vilka delar av ditt företag. Detta kan hjälpa dig identifiera potentiella områden där kostnaderna kan minskas eller justeras, samt gör det enklare att redovisa företagets ekonomi på ett korrekt sätt.

5. Att rapportera hipp som happ 

En vanlig fallgrop inom kvittohantering är att inte vara konsekvent. Detta leder till att det blir rörigt och svårt för dig att hålla koll på vilka kvitton som har hanterats eller ej. När du inte har en

konsekvent rutin skapar du en tröskel som gör rapporteringen till något man drar sig för att göra. Det är också vanligt att känna oro och osäkerhet över om du fått med alla utlägg eller inte, vilket kan bli stressigt varje månad när det är dags att rapportera alla kvitton.

Konsekvens är därför nyckeln för att undvika detta problem. Skapa en tydlig rutin där du rapporterar kvitton regelbundet och i tid för att undvika förseningar och överraskningar. För att göra det enkelt för dig själv bör du alltid samla in kvitton direkt efter ett inköp och sedan scanna in eller fotografera dem för att ha en digital kopia.

Fem flugor i en smäll

Nu har du läst om de fem vanligaste misstagen inom kvittohantering och hur du kommer undan dem. Men det finns ett knep som tacklar alla misstag på en gång – och som också underlättar för både din position och ditt företag i stort; den automatiska kvittohanteringen. Med en digital tjänst kan du:

Spara tid: Genom att automatisera kvittohanteringen slipper du lägga tid och energi på manuella processer som att sortera, scanna och ladda upp kvitton.
Minska risken för misstag: Ett automatiserat verktyg minskar risken för felaktiga inmatningar och risken för förlorade kvitton.
Förbättra organisationen: Alla kvitton sparas på en och samma plats, vilket gör det enklare att hitta och hantera dem vid behov.
Underlätta rapportering: Genom att ha alla kvitton samlade på ett ställe kan du enklare skapa rapporter och analysera dina utgifter.
Spara pengar: Ett automatiserat verktyg minskar behovet av papper och manuell arbetskraft, vilket kan resultera i besparingar på lång sikt.
Ge dig bättre kontroll: Genom att ha bättre överblick över dina utgifter och kvitton kan du bättre kontrollera och hantera dina kostnader.
Öka säkerheten: Ett automatiserat verktyg ger bättre säkerhet för dina kvitton, till exempel genom att kryptera information och skydda den från obehöriga användare.
Göra det enklare att följa regler och lagar: Vissa branscher har särskilda regler och krav på kvittohantering, och ett automatiserat verktyg kan hjälpa dig att enklare följa dessa regler och undvika böter eller sanktioner.

Vad väntar du på? Det är dags att skippa det manuella krånglet och upptäcka friheten med automatisk kvittohantering. Besök sida för kvitton för att lära dig mer om hur vår digitala tjänst kan hjälpa dig att spara tid, minimera misstag och öka produktiviteten i ditt företag.